Wie es in der Praxis abläuft
Erst anbinden. Dann anreichern.
Eine KI ist nur so gut wie das, was sie kennt. Deshalb steht am Anfang nicht das Modell, sondern Ihre Daten — und zwar in zwei Ebenen, die man auseinanderhalten muss: das, was gilt und was war, und das, was gerade jetzt der Fall ist.
Ebene 1 · Angebundene Daten
Was gilt und was war.
Unterlagen, Vorgänge, Korrespondenz, Ablagen. Diese Daten ändern sich langsam, sind umfangreich und lohnen es, einmal ordentlich erschlossen zu werden.
Quellen benennen. Netzlaufwerke, Fachsoftware, Postfächer, Ablagen. Die Box holt — es wird nichts irgendwohin hochgeladen. Für die gängigen Quellen gibt es fertige Anbindungen, für eigene eine Schnittstelle.
Lesbar machen. Eingescannte Schreiben gehen durch die Texterkennung, Fotos durch die Bild-Interpretation. Aus einem Stapel Papier wird durchsuchbarer Text — lokal, ohne Umweg über einen Dienst.
Strukturieren und zuordnen. Datum, Beteiligte, Art des Dokuments, Zugehörigkeit zum Vorgang. Erst dadurch kann die Box später sagen, woher eine Antwort stammt.
Ablegen — verschlüsselt, im Haus. Alles landet im verschlüsselten Datenbereich der Box. Kein Zwischenspeicher bei Dritten, keine Kopie in einer Cloud.
Indizieren. Volltext und sinngemäße Suche nebeneinander. Sie müssen nicht die Wörter treffen, die im Dokument stehen — die Frage darf klingen wie eine Frage.
Synchron halten. Was sich geändert hat, kommt nach. Kein nächtlicher Vollabgleich, der stundenlang läuft und trotzdem hinterherhinkt.
Ebene 2 · Werkzeuge
Wie es gerade jetzt steht.
Manches lässt sich nicht ablegen, weil es beim Ablegen schon falsch wird. Dafür gibt es Werkzeuge, die im Moment der Frage nachsehen.
Flüchtiges gehört nicht in den Index — Ein freier Termin von heute früh ist mittags belegt. Ein Bestand von gestern ist heute ein anderer. Wer solche Dinge einliest und speichert, baut sich eine Auskunft, die überzeugt klingt und falsch ist.
Im Moment der Frage abgefragt — Stellt jemand die Frage, sieht das Werkzeug im Quellsystem nach und liefert den Stand von genau diesem Augenblick — nicht den vom letzten Abgleich.
Nur die Antwort, nicht der Bestand — Es wird nichts kopiert und nichts nachgehalten. Gefragt wird, was für die Antwort nötig ist — mehr verlässt das Quellsystem nicht.
Rechnen statt schätzen — Für Berechnungen, Prüfziffern und Auswertungen greift die Box auf Werkzeuge zurück, die rechnen. Ein Sprachmodell schätzt Zahlen — und schätzt manchmal daneben. Ein Werkzeug rechnet oder sagt, dass es nicht geht.
Signiert und abgeschottet — Jedes Werkzeug trägt eine Signatur und läuft gekapselt auf der Box. Die Box nimmt nur an, was ein gültiges Anbieter-Zertifikat hat.
Verfügbar sind unter anderem Werkzeuge für Termine, Kontakte, Stammdaten, Aufgaben, Fristen, Zeiterfassung, Auswertungen, Prüfziffern, Feiertage, Marktdaten und Wetter. Welche eine Box bekommt, entscheidet ihr Profil — nicht der Katalog.
Nebeneinander
Zwei Ebenen, zwei Aufgaben.
| Angebundene Daten | Werkzeuge | |
|---|---|---|
| Beantwortet | was gilt, was war | wie es jetzt steht |
| Entsteht durch | Einlesen, Strukturieren, Indizieren | Nachsehen im Moment der Frage |
| Aktualität | Stand des letzten Abgleichs | Stand dieses Augenblicks |
| Liegt | verschlüsselt auf der Box | im Quellsystem, nicht auf der Box |
| Gut für | Unterlagen, Historie, Zusammenhänge | Termine, Bestände, Zahlen, Zustände |
Beides zusammen, an einem Beispiel: Jemand ruft an und möchte einen Termin. Aus den angebundenen Daten kennt die Box den Vorgang, den Stand und die letzte Korrespondenz — gespeichertes Wissen, das sich seit gestern nicht geändert hat. Für den Terminvorschlag fragt sie im selben Moment den Kalender: Welche Lücke gibt es diese Woche wirklich? Das eine wäre als tägliche Kopie zu ungenau, das andere zu umfangreich, um es bei jeder Frage neu zu lesen. Erst zusammen ergibt es eine Antwort, auf die man sich verlassen kann.
Wo die Grenzen liegen
Was das Verfahren nicht leistet.
So aktuell wie die Quelle — Ein Werkzeug ist nie besser als das System, in dem es nachsieht. Steht dort etwas Falsches, steht es auch in der Antwort.
Was nicht angebunden ist, kennt die Box nicht — Der Ordner im Schrank und das Postfach, das niemand genannt hat, bleiben außen vor. Die Anbindung ist eine Entscheidung, keine Automatik.
Lesend, nicht schreibend — Die Box liest aus Ihren Systemen. Sie ändert dort nichts und ist keine zweite Ablage, die auseinanderlaufen kann.
Und in keinem Fall nach außen — Weder die angebundenen Daten noch die Abfragen der Werkzeuge verlassen Ihr Netz. Herein kommen nur die Regelwerke Ihres Fachs über den Aktualisierungsdienst.
Am besten mit Ihren eigenen Quellen.
In der Vorführung binden wir beispielhaft eine Ihrer Quellen an und stellen eine Frage, die beide Ebenen braucht. Dann sehen Sie den Unterschied, statt ihn zu glauben.
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